KPI là gì? Vai trò của KPI và cách xây dựng hệ thống KPI hiệu quả

33
kpi là gì

KPI có ý nghĩa quan trọng trong bất cứ một công việc nào. Chính vì thế, việc tìm hiểu về khái niệm KPI là gì, vai trò cũng như cách xây dựng KPI là điều rất quan trọng. Hãy cùng tudiencuocsong tìm hiểu về chỉ số KPI trong bài viết này nhé.

1. KPI là gì?

kpi là gì

KPI là viết tắt của Key Performance Indicator, là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc dùng để đo lường mức độ hiệu quả trong công việc của doanh nghiệp, cá nhân dựa trên mục tiêu kinh doanh đã đề ra. Các tổ chức sử dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá thành công của họ khi đạt được mục tiêu đề ra. KPI cấp cao có thể tập trung vào hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp, trong khi KPI cấp thấp có thể tập trung vào hiệu suất các quy trình hoặc nhân viên trong các phòng ban khác.
Khi xây dựng KPI, bạn cần xem xét các KPI đó có liên quan đến kết quả hoặc mục tiêu chung của công ty đã đề ra hay không? KPI cần phải được tùy chỉnh theo tình hình kinh doanh của bạn và cần được xây dựng để giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.

2. Tại sao KPI lại quan trọng như vậy?

kpi là gì

Đối với một doanh nghiệp hay một cá nhân thì KPI có một vai trò quan trọng trong việc:

  • Đánh giá chính xác năng lực của mỗi nhân viên: Các KPI phù hợp sẽ giúp người quản lý dễ dàng đánh giá năng lực của từng nhân viên. Hiện nay, đa số các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam chỉ dùng một loai KPI duy nhất đó là doanh số để đánh giá nhân viên. Việc đặc ra KPI chung chung sẽ khiến các nhà quản lý và nhân viên không biết được những sai sót, hoặc những điểm không hiệu quả trong quá trình làm việc. Nếu xây dựng KPI đầy đủ và phù hợp sẽ giúp dễ dàng đánh giá chính xác các điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên.
  • Hoạch định lại chiến lược kinh doanh: Tương tự như đánh giá nhân viên, hiệu quả của những chiến lược kinh doanh cũng không chỉ dừng lại ở chỉ số doanh thu. Nhờ vào KPI có thể đánh giá được kế hoạch nào đang hiệu quả và kế hoạch nào cần phải lược bỏ. Doanh nghiệp phải đo được chỉ số KPI chi tiết cho chiến lược thì mới có thể mang lại hiệu quả cao.
  • Chăm sóc khách hàng tốt hơn: Các hoạt động chăm sóc khạch hàng cũng sẽ kém hiệu quả nếu doanh nghiệp không đo lường được hành vi của khách hàng và không phân loại được họ bằng KPI. Doanh nghiệp muốn phát triển thì phải nắm được sở thích, tính cách của khách hàng thông qua những con số cụ thể chứ không phải chỉ bằng cảm tính. Việc thiết lập các chỉ số KPI cho một tổ chức thường diễn ra trong giai đoạn lập kế hoạch chiến lược, hoặc xây dựng KPI theo hàng năm, hàng quý hoặc thâm chí là thường xuyên hơn, tuy nhiên vẫn phải đảm bảo rằng luôn phù hợp và hướng đến cùng mục tiêu chung đã đề ra của công ty, tổ chức.

3. Các loại KPI thường được sử dụng

kpi là gì

Tùy thuộc vào mục đích và mục tiêu của doanh nghiệp mà có thể đề ra và theo dõi KPI theo những cách khác nhau, lựa chọn đúng KPI ngay từ thời điểm ban đầu là điều vô cùng cần thiết để có được thông tin hữu ích và là bàn đạp hiệu quả cho hoạt động của công ty bạn, mỗi bộ phận kinh doanh nên có cho riêng mình thước đo KPI khác nhau vì tất cả đều có các nhiệm vụ và mục đích khác nhau. Có 5 loại KPI chính:

  1. KPI kinh doanh: KPI kinh doanh giúp đo lường sự thành công của các mục tiêu kinh doanh dài hạn bằng cách theo dõi các chỉ số kinh doanh các công ty có thể điều hướng giữa các quy trình kinh doanh quan trọng và xác định các lĩnh vực tăng trưởng chậm.
  2. KPI tài chính: KPI tài chính thường được giám sát bởi lãnh đạo của tổ chức và bộ phận tài chính, chỉ số tài chính cho thấy công ty đang hoạt động tốt như thế nào về phương diện tạo ra doanh thu và lợi nhuận.
  3. KPI bán hàng: KPI bán hàng là các giá trị đo lường được sử dụng bởi đội ngũ bán hàng để theo dõi sự khả năng đạt được mục tiêu và mục đích chính từ việc bán hàng, số liệu bán hàng giúp theo dõi kết quả hàng tháng và đạt được tăng trưởng doanh thu bền vững.
  4. KPI tiếp thị: Các KPI tiếp thị giúp các đội ngũ tiếp thị theo dõi khả năng thành công của họ trên tất cả các kênh tiếp thị, cho phép họ có được một cái nhìn tổng quan nhanh về số liệu tiếp thị từ đó cho thấy đội ngũ tiếp thị hoạt động tốt như thế nào trong việc giành được khách hàng tiềm năng mới.
  5. KPI quản lý dự án: KPI quản lý dự án được các nhà quản lý dự án sử dụng để theo dõi tiến độ của dự án và phần trăm đạt được các mục tiêu đã đề ra, các công ty hay tổ chức sử dụng số liệu dự án này để xác định các dự án có khả thành công và khả năng đáp ứng yêu cầu vào những thời điểm quan trọng.

4. Quy trình chung xây dựng hệ thống KPI

kpi là gì

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những hệ thống KPI riêng biệt, bởi vì chúng sẽ phụ thuộc vào kế hoạch cũng như mục tiêu riêng của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên vẫn sẽ có những bước cơ bản để phát triển thành hệ thống KPI phù hợp với doanh nghiệp và cá nhân, dưới đây sẽ là các bước quy trình xây dựng KPI cơ bản:

  • Bước 1: Cần xác định chủ thể xây dựng KPI
    Những người xây dựng KPI cần phải là những người quản lý, các trưởng bộ phận… bởi họ sẽ là những người có kiến thức cao về chuyên môn, nắm bắt rõ về các mục tiêu, kế hoạch trong công việc.
  • Bước 2: Xác định chức năng nhiệm vụ của mỗi bộ phận
    Khi bạn xây dựng 1 hệ thống KPI cần phải gắn liền với nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận, cá nhân.
  • Bước 3: Xác định vị trí chức danh và trách nhiệm của từng bộ phận
    Bạn cần phải mô tả rõ ràng, chi tiết về công việc của từng cá nhân, tổ chức đồng thời đưa ra những trách nhiệm của từng chức danh đó.
  • Bước 4: Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs
    Chỉ số cá nhân: Theo yêu cầu của chỉ số SMART được nêu ở trên.
    Chỉ số nhóm, bộ phận: Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận.
    Xây dựng kỳ đánh giá cụ thể từng chỉ số cụ thể.
  • Bước 5: Xác định các khung điểm số cho từng kết quả
    Từng chỉ số sẽ có 1 khung điểm khác nhau, nó sẽ phụ thuộc vào mức độ hoàn thành cũng như tính hiệu quả của công việc.
  • Bước 6: Đo lường – tổng kết – điều chỉnh
    Các nhà quản lý sẽ dựa trên những khung điểm để đưa ra những đánh giá và kết luận, cũng như những điều chỉnh trong tương lai.

Trên đây là một số thông tin về chỉ số KPI là gì, cũng như vai trò và cách xây dựng KPI hiệu quả mà chúng tôi muốn cung cấp tới cho các bạn. Chúc các bạn thành công.

KPI là gì? Vai trò của KPI và cách xây dựng hệ thống KPI hiệu quả
5 (100%) 4 votes